Dag 1

Dinsdag 24 april 2018

Vooraf

In twee dagen geven we in vogelvlucht en kort bestek een overzicht van vormen van procesmanagement, een basisritme voor procesontwerp en stuurvariabelen en hoe je jezelf tot dat vak verhoudt. Dit alles toegepast op concrete, eigen werkvraagstukken. Het basisritme hebben we uitgewerkt in een boek. Daarin vind je uitgebreide verwijzingen naar veel procesliteratuur en andere benaderingen. Je kunt je ook inschrijven bij ons blog over procesmanagement in media, literatuur en werkpraktijk.

Huiswerk

Lees dit stuk over stuurvariabelen van procesmanagement en vul daarna het analysevel in. Waar sta jij met de toepassing van de stuurvariabelen in de huidige procesronde? Neem de analyse mee op 22 mei.

Linkjes

  • naar het programma van 24 april en 22 mei;
  • naar de individuele leervragen;
  • naar de sheets die we hebben gebruikt;
  • naar de woordwolk “Wat neem je van vandaag mee naar ‘morgen’?”;
  • naar de site over gamestorming (denk aan de werkvorm “graphic jam”);
  • naar het artikel van Termeer over de procesmanager als schaapshond of rattenvanger.

Vakontwikkeling en professionaliteit

Een professional schaakt op drie borden tegelijk. Zijn kennis en vaardigheden zijn op het niveau dat zijn peergroup van hem verwacht. Hij kan altijd uitleggen op welke manier hij door de inzet van die kennis en vaardigheden de doelen en resultaten van zijn organisatie dient. En hij kan vertellen hoe hij met de inzet van die kennis en vaardigheden de doelen en resultaten behaalt, die de klant van hem verwacht. Je kunt het, in net iets andere bewoordingen, in dit stukje nalezen.

Positionering van procesmanagement

Een charmante definitie van een “proces” komt van het genootschap Onze Taal: “De manier waarop zich iets ontwikkelt”. Een proces heeft dus een aanleiding: “iets”. Het heeft een methode: “de manier”. En een richting: waarin het zich “ontwikkelt”.

Procesmanagement is manier om het werk om een proces heen te organiseren en structureren. In vergelijking met andere werkorganisaties (van improviseren tot en met routines) heeft het specifieke kenmerken. Het is erop gericht, samenwerking met draagvlak en draagkracht tot stand te brengen tussen personen en partijen die elkaar nodig hebben om hun doelen en resultaten te realiseren.

Aangrijpingspunten

We zien drie aangrijpingspunten voor procesmanagement. Het ontwikkelen van idee van voorstelbaar via maakbaar naar haalbaar; het obstakelvrij maken van een klus; en het organiseren van een complex besluit. Trek je die drie aangrijpingspunten uit elkaar, dan resulteert een Quick Scan: waar zitten de proceselementen in mijn klus?

Basisritme

Er zijn vele vormen van procesmanagement. In dag twee staan we daar langer bij stil. Nu hebben we gekeken naar een basisritme voor het ontwerp van een proces. Dat noemen we ACE: Arrangeren, Combineren en Effectueren. Het basisritme kun je een aantal keren herhalen – net zo lang, tot je de klus bijvoorbeeld als project of programma kunt aanpakken. Elke hoofdstap bestaat uit drie substappen:

Arrangeren:

  • speelveld inrichten: waar gaat het over?
  • spelers uitnodigen: wie doen er mee?
  • spelregels bepalen: welke afspraken over het proces maken we?

Combineren:

  • divergeren: welke oplossingsrichtingen zie je?
  • exploreren: welke effecten zulle die hebben?
  • convergeren: wat parkeer je en waar ga je mee verder?

Effectueren:

  • vastleggen: wat leg je hoe vast (materieel, symbolisch, procedureel)?
  • besluiten: wie neemt daarover welk besluit?
  • opvolgen: hoe houd je de uitvoering in het oog?

Raffel het arrangeren niet af. Hoe meer aandacht je daar aan besteedt, des te vlotter zullen de volgende stappen gaan.

Achter elkaar geplaatst kun je dit basisritme gebruiken om te visualiseren, in welke stap je nu bezig bent en bij welke stap je moeilijkheden verwacht.

Belangen, behoeften en randvoorwaarden

Spelers hebben standpunten. Daarin is vaak moeilijk beweging te krijgen. Het helpt, als je standpunten ontbindt in factoren: belangen (inhoudsgebonden), behoeften (persoonsgebonden) en randvoorwaarden (om in beweging te komen). Een analyse hiervan komt je van pas bij de hoofdstap Combineren: het maken van slimme combinaties van belangen en behoeften van procesdeelnemers.